[엑셀] 엑셀을 이용해서 스케줄 관리하기 (파일 첨부)

엑셀은 표로 되어 있기 때문에 데이터를 정리할 때 아주 편리하다. 그래서 개인적으로는 거의 모든 문서 작업을 엑셀로 하는 편이다.

물론 보고서 양식의 문서는 한글 등을 이용하는 것이 효과적이고 편리할 때가 많지만, 간단한 기록도 메모장에 하지 않고 엑셀에 하는 편이고 엥간한 것들은 엑셀에다가 대충 기입해놓는 편이다.

표로 구성되어 있기 때문에 용이한 것 중 하나가 바로 일정 관리일 것이다.

열을 날짜로 구성하여 스케줄을 한눈에 보면 어떤 프로젝트에 있어서 일정을 확인하기가 용이하다.

엑셀에서는 기본적으로 날짜로 표시되는 것들을 숫자로 인식하고 있다.

따라서, 날짜를 적어놓으면 더하기, 빼기 등의 연산이 가능하다. 또한, 숫자의 대소를 비교함으로써 시간적으로 먼저인지 나중인지를 구분하게 되어 있다.

이를 이용하여 일정 관리, 스케줄 관리를 하는 방법에는 여러가지가 있다.

표를 이용해서 멋들어지고 빠르게 하는 방법도 있는데, 아직 그 정도 레벨이 안되어서 나는 다음과 같이 사용하고 있다.

표가 약간 길쭉해지는데, 그냥 나중에 그룹으로 묶어서 숨기며 쓰고 있다.

디스크립션에 대충 말도 안되는 걸로 항목들을 써놨는데, 실제로 쓰는 거는 나름 업무 순서에 맞춰서 작성하여 놓았다.

시작일자랑 마감일자를 적어놓으면 소요일을 알 수 있게 두 값을 빼 두었다.

근데 소요 기간을 미리 알면 마감 일자를 알 수 있게 유도리 있게 소요기간을 더하거나 빼거나 해서 스케줄을 가늠할 수 있다.

소요기간 같은 경우에는 자재 납품 등 타 업체와 계약할 때 명시해둔 기간이 있을 때 확인하기가 좋았다.

엑셀에서 일정에 맞게 칸에 색칠되는 것은 당연히 조건부서식을 통해서 하였다.

회사에서 가끔 일정표를 보면 일일이 색채우기를 통해서 하시는 분들도 계시고,

심지어는 사각형 도형을 삽입하시어 표시하시는 분들도 계신데,

이 두가지 경우는 항목이 많아질수록 시간이 오래걸려서 개인적으로는 좋지 않다고 생각한다.

사각형 도형 모양으로 할 경우에는 차트를 삽입하여 나타내는 방법이 있는데, 그것은 나도 잘 안써봐서 모르는데 다음에 한번 공부해 봐야겠다.

아무튼, 해당되는 칸에 색칠이 되는 것은 위와 같이 조건부서식에 수식을 입력하여 작성하였다.

더 쉬운 방법이 있는지 아직은 잘 몰라서 그냥 맨날 하던 대로 하고 있다.

다음 조건 2개를 만족시키면 색칠이 되도록 한 것인데,

1) 기준일자가 시작일자보다 크고

2) 기준일자가 마감일자보다 작음

이를 함수로 쓰면 다음과 같다.

=and(

기준일자>=시작일자,

기준일자<=마감일자)

그 외에 weekday 함수랑 today 함수를 써서 주말을 색깔로 표시하고, 오늘 날짜도 보기 쉽도록 하여서 사용 중이다.

사실 처음엔 열심히 쓰다가 나중에는 어느 정도 일정이 머리 속에 남아서 잘 안쓰게 되긴 한다.

그치만... 각종 프로젝트 등에서 처음에 전체적인 일정을 확인하고 계획을 세울 때 유용하게 썼었다.

전체 와꾸를 짠다는 표현을 쓰시던데... 앞선 업무, 뒤진 업무 등을 파악하여 일정 짜기엔 적당히 유용하였음.

나중에 기회가 되면 더 쉽고 빠르게 차트를 이용한 방법을 공부해 봐야겠다.

샘플로 올린 스케줄 파일은 여기에 올렸는데 참조하십시오!  스케줄.xlsx

끝.